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湖北工程学院采购管理办法

来源:   点击次数:次  发布时间:2017-02-20

湖工行字〔2016〕75号

 第一章 总 则

第一条 为了进一步规范学校采购行为,提高采购工作效率,降低采购成本,依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国预算法》、《湖北省省级政府采购工作规程》、《湖北省招标投标管理办法》等有关法律法规,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称采购,是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。

货物是指各种形态和种类的物品(包括软件)。

工程是指建设工程及其相关的货物和服务,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等;包括构成工程不可分割的组成部分,且为实现工程基本功能所必需的设备、材料等;包括完成工程所需的勘察、设计、监理等服务。

服务是指除货物和工程以外的其他采购对象。

第三条 采购工作应遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则;采购应讲求效益性和时效性。

第四条 合理编制采购预算,精心做好新增资产配置计划,规范实施各类采购,做到“应编尽编、应采尽采、不编不采”。

第五条 任何单位和个人不得擅自将必须进行政府采购的项目改为校内采购;任何单位和个人不得擅自将必须校内集中采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避集中采购。

第六条 采购工作严格实行回避制度。在采购活动中,采购人员及相关人员与供应商有利害关系的,必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的,可以申请其回避。

 

第二章 组织机构及职责

第七条 学校成立招标采购工作领导小组,由分管校领导任组长,资产装备管理处、财务处、基本建设管理处、教务处、科技处、学科办、后勤保障办公室、工会、监察处、审计处等部门主要负责人为成员,全面负责学校招标采购工作。领导小组下设招标采购办公室,挂靠资产装备管理处。

第八条 招标采购工作领导小组主要职责是:

(一)全面领导学校的招标采购工作,监督执行政府采购政策;

(二)讨论决定采购工作中的重大事项;

(三)组织修订采购工作的规章制度;

(四)审定评标专家库;

(五)审批特殊项目的采购方式;

(六)协调解决采购工作中出现的争议和矛盾;

(七)处理招标采购办公室报告的事项。

第九条 招标采购办公室的主要职责是:

(一)拟定学校采购的规章制度和具体实施办法;

(二)负责建立和完善学校评标专家库;

(三)受理采购申请,审核采购项目,确定采购组织形式和采购方式;

(四)负责将政府采购实施计划报上级业务部门备案并取得执行确认书;负责组织政府采购项目和校内集中采购项目的实施;

(五)拟定(或审定)、发布招标公告和招标文件

(六)拟定校内集中采购的评标细则;

(七)负责办理进口设备的报关报检手续;

(八)指导使用单位的采购工作;

(九)会同有关单位拟定政府采购合同和校内集中采购合同;

(十)协助财务处,按规定收取标书费、发放评标费;

(十一)承担采购相关知识的培训任务;

(十二)负责对采购档案资料进行整理和立卷归档;

(十三)完成采购工作领导小组交办的其他任务。

第十条 经费归口管理部门的主要职责有:

(一)执行经费预算归口管理;

(二)上级主管部门下达政府采购预算后,提交与之相对应的详细采购清单;

(三)负责按照上级主管部门的要求组织进口产品政府采购项目论证;负责组织大型设备采购项目、基建工程采购项目的论证;

(四)负责监管政府采购目录以外,且未达到学校集中采购限额的自行采购;自行采购采用询价和竞争性谈判等采购形式。

(五)会同招标采购办公室拟定和审核合同。

第十一条 项目使用单位的主要职责有:

(一)负责采购项目的规划与申报,做好采购的前期准备工作;

(二)负责拟定各类采购招标文件的技术要求和其他要求;负责招标文件的技术释疑;参与学校集中采购的评标、询价和谈判等环节;参与拟定采购合同;

(三)负责合同的履行,提出验收申请,参与采购项目的验收;

(四)负责报账和售后服务手续办理的相关工作;

(五)负责规范地建立单位内部自行采购的台帐;

(六)配合相关部门对本单位采购工作的监督检查。

 

第三章 新增资产配置和政府采购流程

第十二条 各单位应按照《湖北省年度政府采购目录和限额标准》、《湖北省行政事业单位国有资产监督管理条例》等编制年度新增资产配置计划。省政府及相关部门有其他规定的,执行上级规定。

第十三条 预算编制实行财务处统筹安排、经费归口部门管理和业务处室专业指导的管理机制。资产装备管理处管理一般设备费、负责全校其他经费中货物类新增资产配置计划的编制;基本建设管理处管理基本建设类经费、指导其他经费中工程类采购计划的编制;财务处指导服务类采购计划的编制。

第十四条 新增资产配置计划由用户单位提出申请,经费归口管理部门审批,资产装备管理处汇总,经学校批准后形成学校新增资产配置计划。

第十五条 使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的(如电脑、办公用品、照相机、录像机等)货物、工程和服务的行为,必须执行政府采购。

第十六条 新增资产配置预算经上级批复后,由财务处、资产装备管理处、基本建设管理处将政府采购预算及对应的新增资产配置计划及清单批复下达给归口管理部门。

第十七条 各单位根据已批复的预算和新增资产配置计划编制采购实施的计划,填写湖北工程学院货物、服务、工程申购表,相关职能部门和校领导审批后,向招标采购办公室报送采购计划。

第十八条 招标采购办公室分类、汇总各单位的采购计划,按照采购项目与项目资金相对应的原则向财政厅申报采购实施计划,形成《政府采购执行确认书》,按照确认书指定的组织形式和采购方式进行采购。

第十九条 招标采购办公室应根据项目特点和相关规定确定采购方式。政府集中采购目录内的项目实行政府集中采购。政府集中采购目录外的实行分散采购,其中20万以上的委托政府采购中心或者采购代理机构采购;20万以下的取得省主管部门授权后,由学校自行采购。

第二十条 政府采购实施过程中,有关单位应积极参与,协助招标采购办公室,完成各项具体工作。

第二十一条 招标采购办公室建立政府采购台帐,按照主管部门的要求,在政府采购网上公示自行采购的相关信息,做好合同备案工作,取得《合同备案确认表》。

 

第四章 校内采购及限额标准

第二十二条 校内采购是指未列入政府集中采购目录,且同一品目学校汇总年批量采购量20万元(不含20万元)以下的货物、服务以及零星工程的采购行为。

第二十三条 校内采购分为校内集中采购和授权中层单位自行采购。

(一)校内集中采购由招标采购办公室执行。

(二)单位自行采购取得授权后由使用单位承担。

(三)纵(横)向课题经费按上级相关文件执行。

第二十四条 政府集中采购目录以外、政府采购限额(20万)以下的校内集中采购限额标准

(一)货物类、服务类批量估价在5000元以上的(含5000元)、工程类10万元以上的(含10万),由招标采购办公室集中采购。

(二)货物类、服务类批量估价在5000元以下的(不含5000元)、工程类10万元以下的(不含10万),有协议供应商的应在协议供货商中采购;没有协议供应商的,各单位应填写采购申请表,取得学校授权后,由各单位自行采购。

(三)在孝感城区以外开展工作的,1千元以下的办公用品和文印等业务,可以自行采购。

第二十五条 无论政府采购还是校内采购,都应履行采购审批程序,审批流程如下:

(一)项目申购单位提出采购项目书面申请,填写“湖北工程学院物资设备(工程、服务)项目申请审批表”(重大或特殊项目需附可行性论证报告)。申请表及可行性报告需经申请单位主要负责人签字。

(二)采购项目需经过经费管理部门审核和批准。

(三)财务处确认采购项目的经费来源。

(四)资产装备管理处审核货物类和非工程类的服务采购项目;基本建设管理处审核工程类(含工程不可分割的货物)和工程类的服务采购项目。

(五)招标采购办公室确定采购的组织形式(政府采购或校内采购)、拟定校内集中采购的采购方式、按照政府采购的有关规定和校内集中采购的限额标准授权各单位自行采购。

(六)经费管理部门的分管校领导审批采购计划金额达到1万元的采购项目。

(七)招标采购办公室的分管校领导审批采购计划金额达到1万元的采购组织形式和校内集中采购的采购方式。

(八)校长审批采购计划金额达到10万元的采购项目和采购方式。

 

第五章 校内集中采购形式和工作流程

第二十六条 校内集中采购的评标会由会议主持人、评标委员会成员、监督人员和工作人员组成。

(一)招标采购办公室负责人主持评标会议,重大项目评标会议由校领导主持。

(二)评标委员会由相关职能部门、使用单位负责人及相关专家组成。评委由监察处会同招标采购办公室,从评标专家库中抽取确定。一般项目评标委员会人数为3至5人,大型项目(10万元以上的单台设备及批量金额达30万元以上的项目)评标委员会为5人以上。职能部门、使用单位评委人数不得超过评委总数的三分之一,专家评委人数不得少于评委总数的三分之二,评委总数一般为单数。

(三)监察、审计部门负责评标全程监督。

(四)会议主持、监督人员、工作人员不担任评委。

第二十七条 校内集中采购的货物、工程和服务项目可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源、询价等方式进行采购。

第二十八条 校内集中采购项目,达到下列限额标准的,应由招标采购办公室进行校内公开招标:

(一)货物类:批量预算金额10万元(含)以上的各种货物,包括仪器设备、教材、军训服装、低值易耗品、印刷品等。

(二)工程类:预算金额10万元(含)以上的建设工程和装饰工程,以及与工程有关的设备、材料等;

(三)服务类:预算金额10万元以上的各类学生保险、舞台搭建、专业代理机构遴选、基建工程的服务项目(包括勘察、设计、招标代理、监理)等。

第二十九条 工程类的政府采购项目和达到第二十八条限额标准的校内集中采购项目,经过了政府采购或校内集中采购流程,签订了建设施工合同以后,需要对设备(或原材料)进一步选型和定价的,由基本建设管理处组织选型和定价。

第三十条 达到了第二十八条的限额标准,发改委对基建工程勘察、设计、招标代理、监理单位等遴选的采购方式有明确规定的,执行其规定。

第三十一条 招标采购办公室不得将应当以公开招标方式采购的货物、服务、工程化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。

第三十二条 达到了第二十八条的限额标准,符合下列情形之一的,可采用邀请招标方式采购:

(一)具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;

(二)采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。

第三十三条 达到了第二十八条的限额标准,符合下列情形之一的,可采用竞争性谈判采购方式采购:

(一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;

(二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

(三)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

(四)不能事先计算出价格总额的。

第三十四条 达到了第二十八条的限额标准,采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,可采用询价方式采购。

第三十五条 达到了第二十八条的限额标准,属于下列情形之一的,可采用单一来源方式采购:

(一)只能从唯一供应商处采购的;

(二)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

(三)必须保证原有采购项目的一致性或者服务配套要求,需要继续在原供应商添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

第三十六条 校内公开招标工作程序:

(一)拟定招标公告、招标文件和标底;

(二)审核招标文件和标底;重大项目的招标文件应实行联审会签制,项目使用单位、经费管理部门、分管校领导和招标采购领导小组组长应在联审会签单上签字;

(三)在校园网发布招标信息;

(四)接受投标报名,审查投标人资质,视具体项目组织实地考察或市场调研;

(五)发售招标文件和相关技术资料,组织投标人勘察现场,对投标文件进行答疑;

(六)接受投标人在规定时间内送达的标书;

(七)确定评标方式及标准,抽取评委;

(八)组织开标、评标;

(九)向招标采购领导小组报告重大项目的评标结果、发布中标公告、发出中标通知书;

(十)按照《湖北工程学院经济合同管理暂行办法》签订合同。

第三十七条 校内竞争性谈判工作程序:

(一)招标采购办公室制订谈判文件(包括谈判程序、谈判内容、合同主要条款等),成立由项目使用单位代表和相关专家组成的三人以上单数的谈判小组,根据相应资质确定三家以上的投标单位参加谈判;

(二)谈判小组按照采购需求,详细比较相关技术参数及功能、质量和售后服务,根据质优价廉的原则确定中标候选单位;

(三)发出中标通知书;

(四)按照《湖北工程学院经济合同管理暂行办法》签订合同。

第三十八条 校内询价采购工作程序:

(一)招标采购办公室制订询价文件(包括询价方法、价格构成、询价标准、合同主要条款等);成立由项目使用单位代表和相关专家组成的三人以上单数的询价小组,根据相应资质确定三家以上的商家进行询价;

(二)询价小组经集体商议后确定中标候选单位;

(三)发出中标通知书;

(四)按照《湖北工程学院经济合同管理暂行办法》签订合同。

第三十九条 校内竞争性磋商工作程序

(一)招标采购办公室制订竞争性磋商采购文件,成立由项目使用单位代表和相关专家组成的三人及以上单数的竞争性磋商专家小组;

(二)专家小组评阅投标文件,当满足采购需求的投标文件不少于三家时,要求其提供二次或多次报价,以最后一次的报价作为评标价格,按照综合评标法确定中标候选单位;

(三)发出中标通知书;

(四)按照《湖北工程学院经济合同管理暂行办法》签订合同。

第四十条 对抢修工程项目,项目使用单位可在报告经费归口管理部门和招标与采购办公室后先行施工,工程竣工后应及时按规定补办相关手续。

第四十一条 对采购技术要求不明确,需求紧迫的项目,经学校领导同意,可以采用现场采购方式,但现场采购单位不能少于三家。

第四十二条 办公用品、打印、复印、耗材类等单次采购金额在校内集中采购限额以下的,采购频率高的项目执行协议采购。

(一)招标采购办公室通过招标的方式,遴选若干协议供应商并形成协议供应商目录,校内各单位可在协议供应商目录中自行选择供应商;

(二)执行协议采购的项目,在协议供应商以外自行采购的为无效采购;

(三)协议供应商纳入招标采购办公室的管理范围,接受财务、审计和监察处的监督检查;

(四)协议供应商实行动态管理,执行淘汰机制。协议供应商可以续签合同,但续签合同原则上不超过3年;

(五)在孝感城区以外开展工作和科研的,可不受协议采购限制。

 

第六章 合同签订、履行及验收

第四十三条 合同签订和责任归属

(一)校内集中采购合同应依据中标通知书签订。

(二)使用单位需要进一步明确集中采购项目具体型号、配置、附件、服务内容、完工日期、保修范围、付款方式及付款时间等,应进行协商谈判,最终确定价格不能高于中标价格。

(三)校内采购项目的合同管理严格执行《湖北工程学院经济合同管理暂行规定》。

(四)政府采购项目由招标采购办公室会同使用单位拟订合同,经费管理单位办理合同的审签手续;招标采购办公室负责办理电子和纸质的政府采购合同备案,取得政府采购合同备案确认书。

(五)使用单位不得擅自将招标后结余资金追加合同。因故确需追加的,应办理申购审批程序。

第四十四条 合同履行及项目验收:

(一)经费管理单位和承办单位负责合同的履行。有安装环境条件要求的,承办单位应负责在货物到货或工程施工前完成。

(二)物资验收:

1.一般货物由资产管理部门组织监察、审计和项目使用单位进行验收,并填写由参加人员签字的验收报告。

2.大型设备由资产管理部门组织监察、审计、招标采购和项目使用单位人员参加,并形成《大型仪器设备验收报告》。技术验收应作好记录,并由参加人员签字确认。

3.验收中发现的问题要及时上报资产管理部门,以利于在合同期限内妥善处理。未通过验收的物资设备,不得办理付款手续。

4.货物设备验收合格后,使用单位应明确使用责任人,并及时到资产管理部门办理登记建帐手续。

(三)工程验收:按照相关管理规定执行。

(四)学校所有采购项目,经审批后,由财务处按合同确认的付款方式,并根据学校签章生效的合同对外付款。

 

第七章 监督及责任

第四十五条 学校招标采购工作接受省级财政、审计、教育行政管理部门及学校纪检监察、审计部门的监督检查,监督检查的主要内容分包括:

(一)有关政府采购的法律、行政法规和规章的执行情况;

(二)采购范围、采购方式和采购程序的执行情况;

(三)采购人员的职业素质和专业技能。

第四十六条 招标采购办公室应加强内部管理,建立健全内部监督管理、教育、培训、考核等制度,不断提高职业道德素养和专业技术水平。

第四十七条 采购及采购监督管理部门的工作人员在采购实施过程中违反本办法及学校其他相关规定的,给予相应纪律处分;情节严重构成违法犯罪的,依法依规移送政府有关部门或司法部门处理。

 

第八章 附 则

第四十八条 本办法由招标采购办公室负责解释。本办法自发布之日执行。

 

湖北工程学院办公室 2016年8月30日印发

 

 

 

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